2007年,四川銷售眉山分公司在加油站全面推行菜單式管理模式,將加油站每個崗位工作流程編制成目錄,提供給員工,增強了員工工作的可操作性,也提升了管理水平,有效防范了資金風險。
所謂菜單式管理,就是這個分公司模擬計算機菜單管理模式,將加油站業務管理流程、財務基礎工作和安全環保管理制作成3個主菜單,下設若干個子菜單,用菜單指引操作流程和內容,明確操作人員的職責和權限,使加油站與片區、片區與公司之間實現聯網動態管理,使工作時刻處于受控狀態。
強化加油站業務環節監管,堵塞管理漏洞
這個分公司把加油站代存油管理、定期結算、數質量管理等11個主要業務流程作為一級子菜單,再將一級子菜單以條款形式分解為182個二級子菜單,用菜單進行流程指引,明確規定該項業務的操作程序和內容,參與人員和職責權限,形成整個業務流程的封閉式管理。如分公司將加油站代存油管理作為一級子菜單,再將代存油一級子菜單分解為代存油銷售對象的審查、銷售審批、收款、發油等13個二級子菜單。在代存油管理流程二級子菜單的審批環節,菜單提示 500升以下的代存油銷售由銷售中心審批,500-2000升由分公司分管副經理審批,2000升以上由分公司經理審批,特殊情況報省公司審批。
實行代存油流程菜單式管理后,這個分公司代存油數量從2006年年初的3000余噸下降到現在的800余噸,保持在較低水平,有效規避了價格調整風險,僅此一項就為企業創造效益150余萬元。
在加油站數質量管理菜單中,這個分公司制定了從罐車進站到計量、卸油、留樣等18個二級子菜單,在二級子菜單中制定了“升進升出”體積交接方式和加油站計量員、核算員到加油站經理的每個操作步驟,從而形成了各個崗位之間相互復核、相互監督和制衡,確保了加油站每個操作環節都處于受控狀態。實行菜單式管理后,加油站各種油品損耗率均控制在定損以內,處理升溢油同比上升50%以上,增加效益100萬元以上。
夯實加油站財務管理,提升加油站整體管理水平
為了加強加油站資金和商品管理,這個分公司細化了加油站核算員管理崗職能。按照核算員每日工作內容制作成1個菜單,包括貨款回籠、商品盤點等 28個業務流程二級子菜單,督促核算員按時、按步驟、按標準完成工作。自推行這項菜單式管理以來,加油站新進賬務員的培訓時間由過去的3個月縮短至一星期左右。同時,分公司在制定加油站檢查菜單中,把財務基礎工作菜單一并納入,增加了各部門在日常檢查工作中的可操作性,實現菜單執行情況聯動管理。
由事后處理轉為事前預防,做好安全環保工作
在加油站安全環保管理方面,這個分公司樹立了“一切安全事故都是可以避免的”理念,轉變管理思維,由事后處理型轉變到事前預防型。分公司進一步細化HSE管理,將對影響安全環保工作的四大因素——物的不安全狀態、人的不安全行為、環境的不安全條件和管理上的缺陷的控制作為4個一級子菜單,再將一級子菜單按具體控制內容分解為20個二級子菜單,用菜單形式排查、整治和消除不安全因素,實現了安全環保過程的受控管理。如在環境不安全菜單中,分公司將各加油站內外部環境存在的不安全因素及應急處置方法以條款形式列出,制作成應急處置卡片,印發給每位員工,便于員工記憶和應急處置突發事件。2007年,這個分公司共有效處置了車輛撞擊、車輛自燃和加油站周邊火災等9起外來不安全因素引發的事故,有效提高了安全保障能力。