2007年,四川銷售眉山分公司在加油站全面推行菜單式管理模式,將加油站每個崗位工作流程編制成目錄,提供給員工,增強了員工工作的可操作性,也提升了管理水平,有效防范了資金風險。
所謂菜單式管理,就是這個分公司模擬計算機菜單管理模式,將加油站業(yè)務(wù)管理流程、財務(wù)基礎(chǔ)工作和安全環(huán)保管理制作成3個主菜單,下設(shè)若干個子菜單,用菜單指引操作流程和內(nèi)容,明確操作人員的職責和權(quán)限,使加油站與片區(qū)、片區(qū)與公司之間實現(xiàn)聯(lián)網(wǎng)動態(tài)管理,使工作時刻處于受控狀態(tài)。
強化加油站業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)監(jiān)管,堵塞管理漏洞
這個分公司把加油站代存油管理、定期結(jié)算、數(shù)質(zhì)量管理等11個主要業(yè)務(wù)流程作為一級子菜單,再將一級子菜單以條款形式分解為182個二級子菜單,用菜單進行流程指引,明確規(guī)定該項業(yè)務(wù)的操作程序和內(nèi)容,參與人員和職責權(quán)限,形成整個業(yè)務(wù)流程的封閉式管理。如分公司將加油站代存油管理作為一級子菜單,再將代存油一級子菜單分解為代存油銷售對象的審查、銷售審批、收款、發(fā)油等13個二級子菜單。在代存油管理流程二級子菜單的審批環(huán)節(jié),菜單提示 500升以下的代存油銷售由銷售中心審批,500-2000升由分公司分管副經(jīng)理審批,2000升以上由分公司經(jīng)理審批,特殊情況報省公司審批。
實行代存油流程菜單式管理后,這個分公司代存油數(shù)量從2006年年初的3000余噸下降到現(xiàn)在的800余噸,保持在較低水平,有效規(guī)避了價格調(diào)整風險,僅此一項就為企業(yè)創(chuàng)造效益150余萬元。
在加油站數(shù)質(zhì)量管理菜單中,這個分公司制定了從罐車進站到計量、卸油、留樣等18個二級子菜單,在二級子菜單中制定了“升進升出”體積交接方式和加油站計量員、核算員到加油站經(jīng)理的每個操作步驟,從而形成了各個崗位之間相互復(fù)核、相互監(jiān)督和制衡,確保了加油站每個操作環(huán)節(jié)都處于受控狀態(tài)。實行菜單式管理后,加油站各種油品損耗率均控制在定損以內(nèi),處理升溢油同比上升50%以上,增加效益100萬元以上。
夯實加油站財務(wù)管理,提升加油站整體管理水平
為了加強加油站資金和商品管理,這個分公司細化了加油站核算員管理崗職能。按照核算員每日工作內(nèi)容制作成1個菜單,包括貨款回籠、商品盤點等 28個業(yè)務(wù)流程二級子菜單,督促核算員按時、按步驟、按標準完成工作。自推行這項菜單式管理以來,加油站新進賬務(wù)員的培訓時間由過去的3個月縮短至一星期左右。同時,分公司在制定加油站檢查菜單中,把財務(wù)基礎(chǔ)工作菜單一并納入,增加了各部門在日常檢查工作中的可操作性,實現(xiàn)菜單執(zhí)行情況聯(lián)動管理。
由事后處理轉(zhuǎn)為事前預(yù)防,做好安全環(huán)保工作
在加油站安全環(huán)保管理方面,這個分公司樹立了“一切安全事故都是可以避免的”理念,轉(zhuǎn)變管理思維,由事后處理型轉(zhuǎn)變到事前預(yù)防型。分公司進一步細化HSE管理,將對影響安全環(huán)保工作的四大因素——物的不安全狀態(tài)、人的不安全行為、環(huán)境的不安全條件和管理上的缺陷的控制作為4個一級子菜單,再將一級子菜單按具體控制內(nèi)容分解為20個二級子菜單,用菜單形式排查、整治和消除不安全因素,實現(xiàn)了安全環(huán)保過程的受控管理。如在環(huán)境不安全菜單中,分公司將各加油站內(nèi)外部環(huán)境存在的不安全因素及應(yīng)急處置方法以條款形式列出,制作成應(yīng)急處置卡片,印發(fā)給每位員工,便于員工記憶和應(yīng)急處置突發(fā)事件。2007年,這個分公司共有效處置了車輛撞擊、車輛自燃和加油站周邊火災(zāi)等9起外來不安全因素引發(fā)的事故,有效提高了安全保障能力。